Dissertação - Processos Digitais na Prefeitura de Santos

Autores

Ana Carolina Falcão, João Roberto Fernandes de Lima e William Thomaz

Orientador

Eduardo de Rezende Francisco

Área e sub-área

Gestão e Políticas Públicas, Indicadores em Políticas Públicas

Defendido em

Fundação Getúlio Vargas, Escola de Administração de Empresas de São Paulo - 11 de setembro de 2015

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Analisando a experiência da cidade de Santos, em São Paulo, esta pesquisa investiga como a digitalização da burocracia em uma instituição pública brasileira pode economizar dinheiro, papel, espaço e tempo, tanto para os servidores quanto para os cidadãos. O estudo identifica as dificuldades, os desafios e o impacto da implementação de um programa municipal nesses moldes. Segundo os autores, essa experiência pode servir de modelo para a digitalização de grande parte dos processos administrativos do serviço público no país.

A qual pergunta a pesquisa responde?

 

A pesquisa responde às perguntas: é possível que uma instituição pública brasileira consiga reduzir de forma drástica, se não extinguir completamente, a movimentação de seus processos burocráticos de maneira física (em papel) e substituir tais procedimentos por tecnologias digitais? Qual seria a dificuldade dessa implementação? Existem casos para servir de exemplo?

Por que isso é relevante?

Na complexa, enorme e ainda lenta burocracia brasileira, o gasto com tempo, horas-trabalho e material (especificamente tinta de impressão, fotocópias e papel) para criação, solicitação e controle de processos, dos mais variados matizes, atinge as duas pontas: os servidores públicos e os cidadãos, que sofrem da mesma maneira com as dificuldades aqui elencadas. Solicitar uma cópia de um simples processo pode levar dias. Arquivar montanhas de papel, por sua vez, demanda espaço e servidores muitas vezes apenas para controle. Embora a legislação do Brasil exija que alguns documentos públicos sejam armazenados para fins de consulta, ou ainda existam outras situações em que eles guardam provas e por isso precisam ser arquivados, grande parte da burocracia do serviço público do país pode ser racionalizada e digitalizada.

Resumo da pesquisa

O presente trabalho foi realizado com o intuito de identificar e acompanhar os principais desafios que a Prefeitura Municipal de Santos, por intermédio de sua Secretaria de Gestão, encontrou na implantação de seu programa de digitalização de processos administrativos. Realizaram-se entrevistas em campo com quatro visitas à cidade de Santos para verificar a formulação e aplicação concreta do programa, pesquisa de material legal, especialmente do decreto e da portaria municipal que criaram efetivamente a obrigação para que todos os servidores do município elaborem determinados processos administrativos de maneira unicamente digital. Ainda, outra base de pesquisa foi a comparação da experiência com a de outros entes, poderes e órgãos públicos brasileiros que já adotaram processos administrativos eletrônicos. Buscou-se, por fim, contribuir com o município para a construção de uma metodologia de avaliação mediante a utilização de indicadores, por meio dos quais se torna possível medir a eficiência e o impacto da nova sistemática.

Quais foram as conclusões?

Estudo do Ipea (Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada) de 2013 estimou que, só no governo federal, o desperdício com papel era de aproximadamente 4.000 folhas por servidor, ao custo de 200 milhões de folhas gastas e que, para isso, foram utilizados R$ 4 milhões do erário público. Dessa forma, o projeto — e a iniciativa santista — é de extrema relevância. A implementação prova que é possível convencer o servidor brasileiro da importância dos processos administrativos se tornarem mais ágeis, para a máquina pública e, mais importante, para o cidadão que faz uso dos serviços públicos por direito. A criação de indicadores por este trabalho buscou ferramentas para que a Prefeitura de Santos pudesse aferir, em apenas oito meses de projeto, a quantia de R$ 508.000,00 economizados com insumos. Outro fator importante, e ainda pouco disseminado, é a necessidade de comprovação da eficácia e eficiência dos projetos públicos. Aqui, temos uma prova de que projetos com o escopo bem definido, aliado à construção de indicadores de resultados (fato normal em toda empresa privada que precise gerenciar custos), podem ser fato real também em organizações públicas. Um projeto sem custo que já está pronto e disponível para os servidores.

Quem deveria conhecer seus resultados?

O trabalho deve ser de conhecimento: 1) De todos os servidores públicos, que podem digitalizar os processos administrativos de seus órgãos através de uma solução gratuita, criada pelo TRF-4 (Tribunal Regional Federal da 4ª Região), o SEI (Sistema Eletrônico de Informações), ou ainda buscar a contratação da prefeitura de Santos como modelo; e 2) De todos os cidadãos e cidadãs, pagantes de (altos) impostos e merecedores de serviços públicos de melhor qualidade e mais ágeis.

Ana Carolina Falcão é servidora do governo do Estado de Pernambuco, onde é analista em gestão administrativa. João Roberto Lima é servidor do Tribunal de Contas do Município de São Paulo, onde é supervisor de equipes de fiscalização e controle. William Thomaz é oficial da Polícia Militar de São Paulo e trabalha no comando geral da instituição. Os três formaram a equipe que auxiliou a Prefeitura de Santos a encontrar soluções para o desafio de implementação de uma política pública na cidade para mensurar a efetividade e eficácia dos processos digitais. O projeto santista é considerado um case de sucesso, tendo sido premiado com o WfMC Global Awards for Excellence in BPM & Workflow em 2015. Já os alunos receberam a "menção honrosa" da EAESP/FGV (Escola de Administração de Empresas de São Paulo da Fundação Getulio Vargas) pelo trabalho de conclusão do mestrado acadêmico com o trabalho aqui apresentado.

Referências

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